Cómo configurar su escritorio

Para dar seguimiento a nuestra serie reciente sobre herramientas de productividad recomendadas, hoy comenzamos una serie sobre cómo configurar su escritorio.

Configurar bien su escritorio es algo con lo que todos tenemos que lidiar y, sin embargo, no hay casi nada sobre cómo hacerlo. Hay algunos buenos consejos aquí y allá, pero generalmente están dispersos. El único tratamiento exhaustivo de la configuración del escritorio que conozco es en Organizing for Dummies. El capítulo es muy útil, pero no está en línea. No hay un solo lugar en línea al que ir para obtener una visión clara de cómo hacer que su escritorio funcione para usted de la manera más efectiva posible.

Entonces, eso es lo que pretende hacer esta serie.

Por qué es importante la configuración de escritorio

Tiene sentido pensar en la configuración de su espacio de trabajo por varias razones.

Primero, cuando tiene su escritorio bien configurado, minimiza la resistencia para realizar su trabajo y, por lo tanto, puede hacer más trabajo. Ese es el principio clave aquí: configure bien su escritorio para minimizar la resistencia, de modo que pueda concentrarse y tener energía para hacer su trabajo.

En segundo lugar, simplemente funcionará mejor si tiene su escritorio bien configurado y sabe cómo usarlo. Cuál es otro de mis objetivos aquí: un escritorio es un sistema de flujo de trabajo. Por lo tanto, debemos abordarlo con intencionalidad y propósito. Podemos ser más efectivos cuando sabemos cómo usar nuestros escritorios y somos intencionales, en lugar de ad hoc, porque los tratamos todos los días y tenemos que usarlos para hacer todo tipo de cosas importantes. El principio aquí es: comprender sus herramientas y saber cómo aprovecharlas al máximo.

Tercero, cuando su escritorio no está bien configurado, crea resistencia y, por lo tanto, agota el tiempo, la energía y el enfoque. Me gusta cómo ponen esto en Organizing for Dummies:

No necesita ser un experto en eficiencia, diseñador de interiores o maestro de feng shui especializado en el arte chino de la colocación para saber que el espacio de trabajo adecuado puede prepararlo para el éxito, mientras que cualquier enfoque en el diseño de su lugar de trabajo puede minar su tiempo, energía, concentración y creatividad ”(p. 183).

O, para decirlo de otra manera: el desorden absorbe la creatividad y la energía de tu cerebro ”(To Do Doing Done, p. 92).

Cuarto, usas tu escritorio todos los días, y saber cómo usarlo no es difícil de entender. Por lo tanto, los beneficios que obtiene de esto son grandes, pero el costo involucrado es pequeño.

Quinto, hace que el trabajo sea más divertido cuando sabes cómo usar tu escritorio. ¡Un escritorio bien administrado es una obra de arte!

¿Quién necesita hacer esto?

No solo las personas que trabajan en una oficina. Me gusta cómo lo expresa David Allen:

Un espacio de trabajo funcional es crítico. Si aún no tiene un espacio de trabajo dedicado y una canasta, consígalos ahora. Eso va también para estudiantes, amas de casa y jubilados. Todos deben tener un lugar de control físico desde el cual lidiar con todo lo demás. (Hacer las cosas, 89.)

Me interesé en este tema hace años en gran medida como consecuencia de la implementación de GTD. Después de establecer los sistemas de gestión de tareas, tenía sentido hacer que los otros aspectos de mi trabajo fueran lo más fluidos y eficientes posible.

Así que leí un poco sobre la configuración del escritorio, participé en algunas pruebas y errores, y desarrollé algunos principios básicos. (Y luego seguí con esta trayectoria con respecto a todas las demás habitaciones de mi casa para poder minimizar el arrastre donde pudiera, ¡sí, un poco extraño, lo sé!)

En flexibilidad

No quiero decir aquí que solo hay una manera correcta de configurar su escritorio. Hay algunas situaciones bastante complicadas dadas las configuraciones que a menudo se nos imponen, como cubículos de formas extrañas o, si tenemos una oficina, diseños de habitaciones poco cooperativos. Y la preferencia personal también juega un papel muy importante.

Sin embargo, el problema que encontré es que estos factores llevan a muchos a dar el consejo de simplemente hacer lo que funcione para usted ”. Lo que realmente no da ninguna orientación. El resultado, descubrí, fue que tenía que pensar en mi escritorio mucho más de lo que quería.

Entonces, aunque las situaciones y preferencias individuales varían, existen principios sobre cómo hacer esto de manera más efectiva que de otra manera. La clave es aplicar los principios a la luz de sus propias preferencias individuales y su situación específica.

Para resumir: configurar bien su escritorio y saber cómo usarlo minimiza la resistencia a su trabajo y lo hace más agradable. El resultado es que te atrae más hacer tu trabajo, dándote una ventaja de productividad que también hace que el trabajo se sienta menos como el trabajo. Y no tendrás todo tipo de pilas en tu camino.

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