Cómo un buen diseño de oficina puede mejorar la productividad

Ya seas un freelancer o un CEO, el aspecto y la sensación de tu lugar de trabajo son importantes. Pero cuando estás ocupado haciendo malabares con reuniones, plazos y presupuestos, el diseño de la oficina puede pasarse por alto. Las investigaciones han demostrado que las características de una oficina pueden tener un impacto grave en el comportamiento, las percepciones y la productividad de los trabajadores; satisfacción con el entorno de trabajo se ha relacionado directamente con la satisfacción general del trabajo también. La productividad consiste en hacer el trabajo de la manera más eficiente posible; empleados desmotivados y altas tasas de rotación sin duda afectarán a su negocio, porque influyen en el funcionamiento diario de la misma.

EN LABS, nuestras oficinas han sido diseñadas teniendo en cuenta estas cosas, para que equipos de todas las formas y tamaños puedan sacar la mayor cantidad posible de su día de trabajo. Estos son algunos elementos de diseño clave que mejorarán el rendimiento en el lugar de trabajo.

Manténgalo de plano abierto, pero cree espacios de trabajo flexibles

Había una vez, las oficinas presentaban cubículos o espacios de trabajo particionados que obstaculizaban la comunicación, y aplicaban la idea de que los trabajadores eran simplemente engranajes en una máquina. Es raro que veas cubículos en oficinas corporativas hoy en día; se consideran sin alma e impersonales. Las oficinas abiertas se han convertido en la norma para muchos, y hay muchas buenas razones para ello.

Las barreras entre los gerentes y sus subordinados se desmantelan en un entorno de oficina de planta abierta, haciendo que las personas se sientan parte de un equipo. Esta configuración fomenta la colaboración y establece relaciones entre una fuerza de trabajo. Las oficinas de plan abierto también son más fáciles de establecer para las empresas; maximizan el espacio y reducen los costos de funcionamiento también.

Pero si bien hay muchos beneficios de trabajar en una oficina de planta abierta, puede haber más distracciones en un entorno comunal. Según la firma de diseño arquitectónico Gensler, «las estrategias de trabajo que sacrifiquen el enfoque individual en la búsqueda de la colaboración darán lugar a una menor eficacia para ambos». Un empleador frustrado que no puede enfocarse en sus tareas individuales tampoco tendrá éxito trabajando en colaboración.

Las oficinas bien diseñadas albergan una serie de espacios diferentes para que la gente trabaje. Si los empleados están descubriendo que su espacio de trabajo principal es demasiado ruidoso, debe haber un área en el lugar donde puedan retirarse. Esto puede ser una sala de reuniones, una cabina o una cápsula, una cantina o simplemente una zona de estar tranquila cerca.

Hoy en día, las empresas innovadoras, especialmente las del sector tecnológico, están ofreciendo “niveles de libertad sin precedentes para que su personal modifique sus espacios de trabajo”, afirma Gensler. Y es este tipo de flexibilidad lo que realmente mejorará la productividad. Las necesidades y formas de trabajar de las personas son únicas; buen diseño de oficina aprovecha esto, y se adapta a una gama de estilos de trabajo bajo un mismo techo.

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Asegúrese de que hay espacio para moverse

Las oficinas deben ser flexibles y espaciosas. De acuerdo con el Reglamento del lugar de trabajo (salud, seguridad y bienestar) de 1992, cada empleador debe tener al menos 40 pies cuadrados para trabajar. Las condiciones desordenadas y abarrotadas no hacen que la fuerza de trabajo sea feliz.

Los trabajadores de oficina pasan la mayor parte de su día de trabajo sentados en un escritorio, pero las implicaciones para la salud de esto están bien documentadas (los expertos recomiendan que usted debe permanecer de pie durante 15 minutos cada hora). Las oficinas deben estar dispuestas para que los miembros del equipo puedan moverse libremente; hacer caminatas breves pero regulares durante todo el día es vital para su salud y bienestar.

El ejercicio regular, sin embargo ligero, libera serotonina (la ‘hormona de la felicidad’) y aumenta la moral; también se sabe que disminuye nuestras posibilidades de enfermar (lo que significa menos días de enfermedad). Además, el ejercicio aumenta el flujo sanguíneo al cerebro, lo que nos mantiene alerta y aumenta la energía. Y los estudios han encontrado que breves desvíos de una tarea en particular en realidad mejorarán nuestro compromiso con ella. Trabajar durante largos períodos sin descansos puede hacer que nuestros cerebros perciban una tarea como menos importante, por lo que comenzamos a perder concentración.

Los muebles deben estar establecidos para que los empleados puedan caminar alrededor de su oficina con facilidad; suelos deben estar libres de desorden también.

Proporcionar soluciones de almacenamiento

Cualquier oficina que es espaciosa también tendrá suficiente espacio de almacenamiento. Si las personas se ven obligadas a usar sus escritorios para almacenar el exceso de papeles y equipo de oficina, es probable que se sientan envueltos y pierdan tiempo buscando artículos extraviados. Una encuesta encontró que el 66% de los participantes pasaban hasta 30 minutos a la semana buscando cosas en sus escritorios o alrededor de la oficina; cada año, cada trabajador pierde alrededor de 38 horas (o una semana laboral) en busca de estos artículos.

Ayude a sus empleados a desordenar sus espacios de trabajo con muebles de almacenamiento; cajones debajo de la escritorio o archivadores, armarios y taquillas ayudan a mantener los escritorios y espacios de piso despejados.

Usar tecnología conectada

La tecnología ha cambiado drásticamente la forma en que trabajamos. Múltiples pantallas y conectividad inalámbrica son estándar en las oficinas hoy en día; la tecnología de videoconferencia y las pizarras interactivas son características comunes del diseño moderno de salas de reuniones. Las empresas deben facilitar que sus empleados interactúen con estas tecnologías, pero es importante que se promuevan (y se utilicen) como una herramienta, y no como distracciones adicionales. La tecnología en una oficina siempre debe tener un propósito y ayudar a hacer la vida más fácil para los empleados. El software y las aplicaciones especializadas (como la aplicación LABS) pueden ayudar a optimizar el flujo de trabajo y la eficiencia diaria; si puede reservar una sala de reuniones con un solo clic, por ejemplo, los trabajadores van a ahorrar tiempo (¿quién más ha perdido 20 minutos o más tratando de encontrar una habitación libre?).

Bring the Outside In

Somos más felices cuando estamos cerca del aire libre; es un hecho evolutivo. Estar fuera era esencial para nuestra supervivencia temprana; significaba proximidad a alimentos, agua y otras personas. Y aunque hemos pasado de la Edad de Piedra en muchos sentidos, la naturaleza sigue siendo esencial para nuestro bienestar.

Los estudios han sugerido que trabajar junto a las ventanas ayuda a los empleados a concentrarse en la tarea en cuestión y aumentar su sentido de lealtad hacia una empresa. La exposición a la luz natural ayuda a regular nuestros ritmos circadianos, lo que afecta el funcionamiento de nuestrocuerpo (ciclos de sueño-vigilia, liberación de hormonas, hábitos alimenticios y digestión están vinculados a nuestros ritmos circadianos).

Si las vistas no están disponibles, simplemente recordar la naturaleza es suficiente. Investigadores de la Universidad de Exeter encontraron que las plantas de oficina pueden aumentar la productividad en un 15%. El personal informó sentirse más feliz con mejores niveles de concentración cuando trabajaban en una oficina ‘verde’. Y debido a que las plantas reducen los niveles de CO2 y bacterias, también se sintieron mejor con la calidad del aire en su lugar de trabajo.

Plantas en macetas, terrazas al aire libre y grandes ventanales ayudan a traer el aire libre; Muebles de oficina con acabados naturales como madera o piedra se pueden utilizar para hacer que los empleados se sientan como si estuvieran más cerca de la naturaleza también.

Piensa en el color

Aunque no lo notamos, el color puede tener un gran impacto en cómo pensamos y sentimos. La «psicología del color» se utiliza para determinar qué tonos afectan al comportamiento humano. Ciertos colores, y de manera vital, su intensidad, pueden hacernos más productivos, mientras que otros tendrán un impacto negativo en nuestro estado de ánimo y pensamiento.

Se supone que los tonos neutros y azules mejoran la concentración; verde tiene un efecto de equilibrio y el amarillo aparentemente estimula la actividad mental (aunque extrañamente, también está destinado a recordar a la gente de la comida!). Las oficinas modernas tienden a utilizar una combinación de tonos audaces y neutros para un acabado armonioso.

Es importante recordar cómo usas el color también, ya que juega un papel importante en influir en espacios grandes o pequeños. Una habitación larga y estrecha parecerá más equilibrada si las paredes finales están pintadas en un color cálido pero intenso; un techo bajo se sentirá opresivo si está pintado en un gris oscuro, azul o negro.

Ya sea que esté en una oficina corporativa, un espacio de co-working o en un escritorio dedicado, es importante que su lugar de trabajo esté configurado para que se sienta feliz y productivo. Incluso pequeños cambios pueden hacer una gran diferencia en su mentalidad; se sientan más motivados, creativos y de contenido al elegir un espacio de oficina bien diseñado.

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