Encontrar la aguja estratégica en un pajar abrumador

sillas de oficinaDatos y diseño: encontrar la aguja estratégica en un pajar abrumador

La recopilación de datos en el lugar de trabajo y su impacto en los diseñadores y usuarios finales sigue siendo una tendencia como el siguiente paso para comprender el entorno construido e informar el proceso de diseño. Los métodos y tipos de tecnología que permiten una recopilación perfecta de datos continúan inundando el mercado. En el pasado, se exploraron incansablemente varios métodos diferentes para la recopilación de datos (observaciones visuales del espacio, encuestas en línea, datos del programador de reuniones). Estos métodos tienen un propósito, pero no permiten una instantánea precisa y en tiempo real del uso del espacio.

Cuando SmithGroupJJR diseñó nuestro nuevo espacio de oficina en Chicago, aprovechamos la oportunidad para analizar exhaustivamente, comparar críticamente y aumentar de manera práctica el diseño en relación con la retroalimentación de datos. Implementamos dos tipos diferentes de sistemas de recolección de datos y dispositivos de utilización de área en nuestro espacio. El primer sistema, Enlighted, es un sistema avanzado de control de iluminación instalado permanentemente con una amplia variedad de sensores habilitados para Bluetooth distribuidos en todo el espacio. Los sensores detectan la temperatura y la luz del día y nos permiten controlar la ocupación en tiempo real. Soportados por un mínimo de equipo de red troncal, los sensores y los controladores de pared transmiten datos de forma inalámbrica. Los usuarios pueden interactuar con el sistema a través de un software intuitivo, basado en el plano de planta, desde cualquier computadora en red, monitoreando el uso de energía, la temperatura, las tendencias y la reconfiguración de los controles de iluminación. El sistema proporciona sus propios mapas de análisis de la utilización y movimiento del espacio, lo que nos permite capturar cómo los empleados utilizan el nuevo espacio de trabajo.

El segundo sistema, bluvision, rastrea la posición de los empleados individuales casi en tiempo real. Usando una serie de credenciales asignadas a cada empleado y receptores que se enchufan en receptáculos estándar, el sistema usa señales de Bluetooth para resolver la ubicación de la credencial dentro de un radio de dos metros. Las señales se recopilan para cada credencial cada segundo y se transmiten al almacenamiento en la nube donde se procesan y luego se almacenan para un análisis posterior. A diferencia de Enlighted, bluvision es un sistema de hardware altamente flexible que permite la máxima personalización de la recopilación de datos que se puede implementar y modificar o ajustar según sea necesario. Como parte de un Estudio de posicionamiento en interiores (IPS) para explorar cómo la tecnología de Internet de las cosas (IoT) puede aumentar nuestra capacidad para monitorear la actividad del espacio de trabajo, el equipo de SmithGroupJJR utilizó este sistema flexible en nuestro espacio por un período de cinco meses. Durante ese tiempo, capturamos más de 300 millones de puntos de datos de más de 114 empleados. El estudio fue tanto un examen exploratorio de la tecnología de localización de IoT como un análisis descriptivo de cómo los empleados ocupan espacio en la oficina de Chicago.

La capacidad de capturar este tipo de datos para nuestra oficina es fundamental para evaluar cómo funciona nuestro espacio de trabajo. Para respaldar a nuestros crecientes equipos interdisciplinarios, multigeneracionales y multimercados, la oficina realizó una transición tanto física como organizativa a un entorno de trabajo ágil cuando nos mudamos a nuestro nuevo espacio en octubre de 2016. Los impulsores de negocios definidos en los talleres de estrategia inicial se prepararon para inspirar la colaboración dentro de las disciplinas, divida los silos entre disciplinas y aumente el compromiso entre el personal. La primera de las doce ubicaciones de SmithGroupJJR para pilotar un espacio de trabajo ágil, nuestros empleados de Chicago tienen la flexibilidad de seleccionar el espacio y la tipología que mejor se adapten a sus diversas tareas individuales, trabajo en equipo y colaboración a lo largo del día. Una amplia gama de tipologías permite el trabajo en equipo, la interacción social, el aterrizaje informal, el trabajo de enfoque y la colaboración. Para las tareas que requieren un mayor enfoque, se incorporaron una zona tranquila, sala de bienestar y salas de teléfono en la combinación de tipología. Los empleados pueden elegir entre escritorios sentados para estar de pie con abundante luz natural, asientos tipo estación de trabajo tipo banco con tableros móviles de ideas, salas de conferencias y reuniones, rincones acogedores con magníficas vistas de la ciudad y áreas de equipos con una variedad de muebles reconfigurables. Un espacio para fabricantes ubicado en el centro proporciona experiencias prácticas para una mejor visualización del diseño, incluida la impresión en 3D y la tecnología de realidad virtual. Un espacioso vestíbulo y una cafetería ofrecen más opciones para grupos pequeños, actividades de grupos grandes y eventos de la industria o la comunidad.

SmithGroupJJR optó por implementar esta tecnología en nuestro espacio por varias razones. Entender y poder evaluar la forma en que funciona nuestro espacio es fundamental para el éxito del entorno ágil. La recopilación de datos nos permite probar, analizar y ajustar la forma en que la oficina ágil opera tanto física como operativamente. Nuestro espacio de oficinas actúa como un laboratorio viviente, de aprendizaje. Internamente, para probar cómo la tecnología de IoT puede guiar a nuestros profesionales en la planificación de espacios interiores. Y externamente, compartir nuestros hallazgos con los clientes y guiarlos a través de un proceso de diseño y planificación informados propios. Queremos hablar la charla y caminar la caminata.

Como organización sostenible, la implementación de Enlighted como nuestro avanzado sistema de control de iluminación nos permite monitorear y ajustar el uso de energía y la temperatura. También tenemos una oportunidad única para utilizar los datos recopilados. Aunque ocupamos todo el piso, solo hemos construido tres cuartas partes de la placa del piso. Los datos que recopilamos y analizamos en la actualidad se basarán en la acumulación del tercio restante del espacio.

La naturaleza continua de la recopilación de datos nos permite continuar evolucionando los espacios de trabajo. Durante nuestra evaluación inicial, seis meses después de la mudanza, los datos capturados simultáneamente de Enlighted y bluvision nos permitieron descubrir qué espacios tenían tasas de utilización bajas. Determinamos que las salas de teléfonos y la zona tranquila tenían menos capacidad ideal. En promedio, las salas de teléfonos se utilizaron en un 25 por ciento, mientras que las salas de conferencias y reuniones más grandes estaban cerca del 47 por ciento. Después de este descubrimiento inicial utilizando el software basado en el plan de piso para el análisis, enviamos una encuesta en línea al personal para profundizar en los temas clave que afectan el uso. Le preguntamos a los empleados sobre los dos tipos de espacio, las salas de teléfonos y la zona tranquila, explicando algunas posibles razones para una baja utilización. Las respuestas de la encuesta revelaron que tanto el espacio físico como los ajustes organizativos eran necesarios para aumentar su uso. Las salas de teléfono carecían de los tratamientos acústicos necesarios para respaldar completamente su uso previsto, mientras que los problemas de confort térmico impidieron que muchos empleados usaran la zona tranquila.

Los problemas de la organización revelaron que varios empleados que usaban la zona tranquila no la usaban para el propósito previsto, lo que creaba distracciones y desalentaba a otros a trabajar allí. Armados con un análisis bien informado de los razonamientos específicos para la subutilización, nos dirigimos al personal con un marco organizativo aumentado. También abordamos los problemas físicos que dificultan el uso mediante la instalación de paneles acústicos en las habitaciones de los teléfonos y el ajuste del sistema mecánico en la zona tranquila. Como resultado, la utilización ha aumentado en ambos espacios; el uso de la sala de teléfonos ha aumentado un impresionante 88 por ciento y el uso de zona tranquila ha aumentado un 33 por ciento.

Los datos también revelaron los espacios con altas tasas de utilización. Los escritorios para sentarse y pararse fueron, con mucho, los más ocupados con un 87 por ciento de utilización. La comparación de la tasa de utilización de los escritorios sentados a los puestos de trabajo con las estaciones de trabajo tipo banco nos recomendó aumentar la proporción del 1: 8 actual al 1: 5 en el futuro, a partir del espacio de la fase dos. El ambiente ágil también resulta en tasas de ocupación promedio más altas. En el espacio de oficina anterior, donde a los empleados se les asignaron estaciones de trabajo, las estaciones de trabajo tenían una tasa de ocupación promedio del 66 por ciento, mientras que en nuestro nuevo espacio de oficina la tasa aumentó a 94 por ciento.

Los datos que capturamos con bluvision, durante nuestro Estudio de posicionamiento en interiores, y mediante nuestro avanzado sistema de control de iluminación, Enlighted, nos permiten aprender de nuestro verdadero funcionamiento del espacio ágil. La oficina opera actualmente con un 118 por ciento de empleados en estaciones de trabajo (100 personas en 85 estaciones de trabajo) y esto parece ser un punto dulce. Hemos determinado que el 94 por ciento de utilización del espacio total, aunque no el 100 por ciento, es óptimo para el entorno ágil. Con una utilización del 94 por ciento, cinco estaciones de trabajo siguen sin ser reclamadas, lo que permite una elección y flexibilidad suficientes para los empleados. Debido a la mayor proporción de empleados por estaciones de trabajo, podemos proporcionar un 20 por ciento más de pies cuadrados por estación de trabajo, lo que le da a cada empleado más espacio, mientras trabajamos en una oficina de 88 pies cuadrados por empleado según los estándares corporativos. Además, el nuevo entorno también está rompiendo los silos y aumentando la interacción entre el personal, uno de nuestros principales impulsores comerciales. Según los datos, todas las disciplinas se ubican en todas las zonas dentro del espacio y ningún grupo de edad singular es más ágil que otro. En el transcurso de un mes, una zona de estación de trabajo con 10 escritorios tuvo más de 41 empleados individuales que se flexionaron dentro y fuera de esa zona. De los 41 empleados individuales, solo uno dentro de la zona se sentaba allí todos los días de la semana.

La incorporación de datos en nuestro proceso de diseño permite a SmithGroupJJR tomar decisiones informadas no solo sobre nuestro espacio físico sino también sobre el marco organizativo que contribuye al éxito de la oficina ágil. Continuaremos recopilando y analizando datos para influir en la evolución de nuestra oficina e informar las tipologías para la construcción de nuestro espacio de la fase dos en el futuro. Como medio de vida, aprendizaje, laboratorio, nuestra recopilación de datos mejora la función de nuestro espacio de oficina y, lo que es más importante, le brinda a SmithGroupJJR la experiencia y la base de conocimientos para guiar a los clientes a través de su propio proceso de planificación y diseño.

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